コミュニケーション

上司に好かれる報告のしかた|信頼されるファクトコミュニケーション

「商談の報告をしたら上司の機嫌がみるみるうちに悪くなった……」

会社員をしていると担当を持ち、取引先と商談をすることがあると思います。1つの取引先の担当を持てるだけで一人立ちできた!と嬉しくなります。一方で、その取引先と関係を続けなければならないというプレッシャーも感じます。

商談後、上司に商談の報告をしたら、みるみるうちに上司の機嫌が悪くなったことありませんか?それはもしかしたら「報告の仕方を間違えた」かもしれません。報告は「ファクト」と「オピニオン」に分けて行う必要があります。本記事では上司に好かれる報告の仕方と、その事例をまとめてみました。それでは詳しく見ていきましょう!

上司に嫌われる報告の仕方


まず、報告する際には「ファクト」「オピニオン」という2種類あることを理解してください。

💡ファクトとは?_

→確定した客観的事実

💡オピニオンとは?

→自分の解釈が入った意見

上司に嫌われる報告の仕方とは、一言で言うと「ファクト」と「オピニオン」が混在している報告のことです。

(例)

上司:〇〇くん、先日行ったA社への提案はどうだった?

部下:好意的な対応をしてくれたので、提案は上手くいったと思います。来月ごろには受注を見込めると思っているので、現在その準備を進めているところです。

こんな報告をされたら、部下は「できないやつ」というレッテルを貼られる可能性さえあります。なぜなら、部下の報告はすべて「推察」だからです。部下の主観的な話しか入っておらず、それを裏付ける証拠が何もないからです。

このような「推察100%」の報告をしたくなる気持ちはわかります。上司に厳しく詰められたくないから、自分の意見も入れて少しでもポジティブっぽく伝えてしまうのでしょう。しかし上司が「推察100%」の報告を受け取ると、「自分を欺こうとしているのでは?」と疑いの気持ちが生じてしまうのです。

部下が過去に他を寄せ付けない圧倒的な実績を積んでおり、その部下の主観的な意見が100%信頼できるものであれば問題はありません。しかし、そんなスーパー部下は日本中どこを探したって見つかりません。むしろそんな人は部下という立場を超えて部長、本部長、社長、役員になっていると思いますし、会社を飛び出して起業して上場させているでしょう。

「推察」だけで上司に報告してはいけません。オピニオンをなるべく心の奥底に封じ込めて、ファクトファーストで上司に報告していきましょう。

上司に好かれる報告の仕方


上司に好かれる報告の仕方とは、結論からいうと「ファクト」と「オピニオン」にわかりやすく分けて報告をすることです。「提案が上手くいった」「提案が上手くいかなかった」などの主観から話すのをやめましょう。その上で、次の順番で伝えることで、上司に好かれる報告ができるようになります。

STEP1:簡単な報告の連絡をする
STEP2:ファクトを伝える
STEP3:ファクトとオピニオンの線引きを伝える
STEP4:オピニオンを伝える

STEP1:簡単な報告の連絡をする

商談が終わった直後に「いつ」「どこで」「誰が」「何を伝えたか」という簡単な報告の連絡をしましょう。まずは上司に全体像をイメージしてもらうことから始めましょう。メールやチャットという、誰もがいつでも見ることができる方法で伝えることで、上司の時間を割かずに情報の伝達ができます。

全体像をイメージさせたいならPREP法で伝えるのがおすすめです。

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STEP2:ファクトを伝える

ここからは直接会って話をしましょう。まずはファクトだけを伝えます。その時に気をつけたいのは「誰に」「どこまでOKをもらったか」「OKならばどのような条件があるか」を伝えることです。ファクトを伝えるので、なるべく取引先の方が使った言葉をそのまま使うことをおすすめします。言葉が変わると微妙なニュアンスまで変わってしますからね。

ちなみに上司から声をかけてもらうのを待つのではなく「先日の商談のご報告をしたいのですがお時間よろしいでしょうか?」と自分から声をかけましょう。主体性を発揮して自分からの行動を促しましょう。

STEP3:ファクトとオピニオンの線引きを伝える

もし自分の意見を付け加えられる余地が残っていたら、オピニオンを伝えます。ただしその前に、「ここからは自分の推測ですが」という注釈を必ず付け加えましょう。その線引きを明確にすることで、報告を受け取る上司もファクトとオピニオンを区別して聴くことができます。

STEP4:オピニオンを伝える

その後は自分の意見・オピニオンを伝えていきましょう。ただしここでも注意点があります。オピニオンであったとしても、主観ではなく「論理的」「客観的」な意見を心がけましょう。「なんとなくいい感じがしたので」ではなく、「担当の〇〇さんとの付き合いももう5年で、商談の前後でもコミュニケーションをとっており、弊社への肯定的なお話を伺うことが多いので」などですね。

【結論】報告1つで好かれる!デキる報告をしよう!

報告1つとっても、上司に好かれる報告と嫌われる報告があります。

ファクトが正確で、オピニオンの精度が高ければ上司から好かれるし、信頼してもらえます。信頼してもらえれば、評価も高まりますよね。オピニオンを伝える時は、「推測」になる境界線を明確に示し「推測」であることを前提として、その後の話を論理的・客観的に伝えましょう。

要するに、上司の立場に立って、上司が安心できるような報告をすればいいのです。

上司から愛される報告の仕方とは「確定したファクト」「論理的・客観的なオピニオン」。信頼される報告を積み重ねてきましょう!