コミュニケーション

質が上がる!オンラインコミュニケーションの種類と工夫の仕方

「リモートワークだと相手の気持ちがわからないな……」
「オンライン会議で一言も話せなかった。必要あるかな?」

近年、急速にオンライン化が進んでおり、働き方が多様化されてきています。
メールだけでなくチャットやビデオ通話など、非対面でもコミュニケーションがとれるようになってきました。

一方で、冒頭のような課題もあります。
オンラインでのコミュニケーションを円滑にするためには、どうすればよいのでしょうか?

結論からいうと「オンラインコミュニケーションの特徴を理解すること」が大切です。
心理的安全性を高めることで、生産性も効率も格段に向上します。

それでは詳しく見ていきましょう!

オンラインでのコミュニケーションの種類


オンラインでのコミュニケーションには、次の4つの種類があるとされています。

✔️公開型
組織内の人なら誰でも閲覧可能なコミュニケーションのスタイルです。

✔️非公開型
組織内の限られたメンバーのみが閲覧可能なコミュニケーションのスタイルです。

✔️同期型
相手と同じタイミングで行われるコミュニケーションのスタイルです。

✔️非同期型
相手と異なるタイミングで行われるコミュニケーションのスタイルです。

そして公開・非公開、同期・非同期を組み合わせると、下記のようになります。

チャート.png

💡公開・同期型
→ライブ配信、バーチャルオフィス

💡非公開・同期型
→オンライン会議・通話

💡公開・非同期型
→掲示板、グループチャット

💡非同期・非公開型
→メール、個別のチャット

オンラインコミュニケーションのメリット

  オンラインコミュニケーションは、次の3つのメリットがあります。

①効率や生産性の向上
②全ての記録が残せる
③多様な働き方の実現

①効率や生産性の向上

対面でのコミュニケーションのために、通勤などの移動に使っていた時間をすべて生産的な時間に充てることができます。そのため、効率や生産性が高まります。

②全ての記録が残せる

メールやチャットであれば、文章として記録を残すことができます。通話であれば録音、ビデオ通話であれば録画などで、すべての記録を残すことができます。

③多様な働き方の実現

自宅からのリモートワークが実現できれば、会社の近くに住まなくても働くことができます。地方移住やワーケーションなど、多様な働き方を実現できます。

オンラインコミュニケーションのデメリット


一方で、オンラインコミュニケーションにもデメリットがあります。

①ささいなコミュニケーションが減る
②相手から得られる情報が少なくなる
③根拠なしに話せなくなる

①ささいなコミュニケーションが減る

オフィスや店舗などで対面で仕事をすると、コミュニケーションが自然と生まれますが、こういったやりとりが少なくなります。困っていたら手伝う、わからなそうにしていたら教える、ちょっとした雑談などは、オンラインコミュニケーションではできません。

②相手から得られる情報が少なくなる

対面だと相手の表情や口調、声色、しぐさなどが見えますよね。そういった非言語コミュニケーションから、相手を気遣ったり、話を聴いたりすることができます。しかしオンラインコミュニケーションでは、表情やしぐさなどを日常的に見ることができません。

③根拠なしに話せなくなる

すべてが記録として残るため、根拠を持って話すことが求められます。根拠なしに話してしまうと、その話が間違っていた時に、相手の時間を奪ってしまうことになります。「自信がないから話すのをやめよう」ということにつながりかねません。

オンラインコミュニケーションのポイント


オンラインコミュニケーションのたった1つのポイントは「心理的安全性を確保する」ことです。

心理的安全性とは「誰もが安心して自分の考えを発言したり、行動に移したりすることができるかどうか」を指した言葉です。
心理的安全性が高いと、いつでも・誰でも発言することができます。

心理的安全性について詳しくはこちら↓

心理的安全性とは|作り方をわかりやすく解説「今日も会議で何も言えなかった……」 「上司に言いたいことがあるんだけどなかなか言えないなぁ」 間違ったことを言って叱られるのが...

心理的安全性を確保した上で、次の3点を心がけてみましょう。

①可能な限り情報を公開する
②コミュニケーションの量を増やす
③テキスト・通話・ビデオを使い分ける

①可能な限り情報を公開する

情報をデータとしてまとめ、事前に公開しておくことが必要です。オンラインでやりとりをしていると、あらゆる情報が更新され、日々流されていきます。情報を整理し、共有することで、組織のメンバーが確認できるので、安心してコミュニケーションをとることができます。

②コミュニケーションの量を増やす

対面であれば会話がなくても様子を確認でき、コミュニケーションをとることができました。オンラインコミュニケーションではそれができません。だからこそ、意図的にコミュニケーションの量を増やす必要があります。通話・ビデオ通話などでは本題に入る前に、ちょっとした雑談を挟むとよいかもしれません。

③テキスト・通話・ビデオを使い分ける

メールやチャットなどのテキストでのコミュニケーションは、即時に開封する必要がないのでいつでも送ることができます。通話やビデオ通話は、相手と時間を調整し、相手にも時間を使ってもらうコミュニケーションです。この特徴を把握した上で、コミュニケーションの方法を選択し、合意を図る必要があります。

【結論】その前に個人のコミュニケーションスキルを高めることも必要です


リモートワークなどの多様な働き方が進み、オンラインでのコミュニケーションは求められています。オンラインコミュニケーションの特徴や、メリット・デメリットを理解した上で使い方を考えないと、逆にコミュニケーションコストは高まってしまいます。

対面でのコミュニケーションとは違う部分を理解して、オンラインコミュニケーションを使い、効率化と生産性の向上を図りましょう!

でもその前に、個人のコミュニケーションスキルを高めることも必要です。
自分のビジネスコミュニケーションスキルにはどのような特徴があるか、まずは無料で診断をしてもらいましょう。

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