コミュニケーション

オンライン会議を成功させる5つの注意点|スキルアップの秘訣

「オンライン会議、手間取ったなぁ……」
「ビデオ通話したけどイマイチ伝わらなかった気がする」

近年、急速に普及したオンライン会議。
スマホ、タブレット、PC。
インターネットがつながれば、場所を問わずにできるので、日常的に使っている方も多いと思います。

しかし、オンライン会議が苦手な方も一定数います。
対面会議とオンライン会議のどちらがいいかを比較すると、52%が対面会議と回答したデータもあります。
*WEB会議の悩みに関する意識調査(株式会社ビズヒッツ、調査期間2020年9月1日-15日、調査人数527人)

オンライン会議はその便利性から、これからも実施されることは間違いありません。
オンライン会議のスキルを高めていく必要があります。
どうすればオンライン会議を円滑に進められるでしょうか。

結論からいうと「準備がオンライン会議の成否の8割は決まる」のです。
「段取り8割・仕事2割」なので、オンライン会議が始まったらできることは2割しかありません。

それではここから詳しく見ていきましょう!


オンラインコミュニケーションの4分類

オンラインコミュニケーションは、次の4つに分類されます。

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💡公開・同期型
→ライブ配信、バーチャルオフィス

💡非公開・同期型
→オンライン会議・通話

💡公開・非同期型
→掲示板、グループチャット

💡非同期・非公開型
→メール、個別のチャット

そのうち今回は同期・非公開型の「オンライン会議」「オンライン通話」の注意点をご紹介します。

オンライン会議が使われる理由


近年オンライン会議が急速に普及されました。
一度もオンライン会議をしたことがないという方は、かなりの少数派になっていることでしょう。
オンライン会議が使われる理由は、主に次の5点です。

①移動の不要
②精神的にラク
③会議時間の短縮
④画面共有機能の活用
⑤録画機能と倍速視聴

①移動の不要

端末があればいつでも・どこでも会議ができるようになりました。
また、非対面で済ませられるため、感染症などのリスクを下げることにもつながっています。

②精神的にラク

オンライン会議は、画面をオフにして聴くだけの参加という、新しい会議の参加方法を生み出しました。
画面越しで顔のみ相手に見せるため、対面よりも気軽に話すことができます。

③会議時間の短縮

会議を目的として集まっているため、前後の雑談がなくなり、無駄な時間をカットすることができます。
雑談は必要な時もありますが、最低限にとどめられるようになりました。

④画面共有機能の活用

画面を共有することで、全員が資料の同じ部分を見ながら会議を進めることができます。
会議の内容への理解度を格段に高めることができます。
また、ペーパーレスにもつなげられます。

⑤録画機能と倍速視聴

オンライン会議はすべて録画し、あとから見返すことができます。
近年、倍速視聴の文化も広がっています。
会議に参加できなかった人が、倍速で視聴することで、生産性を高めることができます。

オンライン会議5つの注意点


オンライン会議をスムーズに進めるためには、事前に次の5つの注意点を徹底することが必要です。
1つずつ確認していきましょう。

①人数の設定
②時間の設定
③資料の共有
④役割分担の徹底
⑤可能な限りの顔出し

①人数の設定

オンライン会議は、会議室のような場所を問いません。
極端な話、何百人でも参加することができます。
全員が話す機会を平等に確保できるように、適切な人数設定が必要です。

②時間の設定

会議時間を事前に設定し、共有しましょう。
会議室の予約など、場所の制約がなくなるので、永遠に会議ができてしまいます。
1時間を超える会議の場合は、リフレッシュとしての休憩時間を設けることも必要です。

③資料の共有

資料を読み上げる時間はカットしましょう。
事前に資料を共有し、参加者は資料を読んでから会議に臨みます。
遅くても1日前には共有、確認をしたいですね。

④役割分担の徹底

進行役、発言者など、役割分担を徹底しましょう。
特にオンライン会議では、進行役が欠かせません。
進行役が適切なファシリテーションを行い、議論がそれないように軌道修正しましょう。

⑤可能な限りの顔出し

オンライン会議は、可能な限り顔出しで行いましょう。
表情やしぐさなどは、相手に情報を伝える重要な非言語コミュニケーションです。
お互いの深い理解のために、顔出しで実施することを推奨します。

【結論】コミュニケーションスキルを高めることが必要不可欠

オンライン会議・通話は、相手の表情がわかるツールです。
テキストコミュニケーションと違い、相手の表情やしぐさ、声色や抑揚、話すテンポなどの非言語コミュニケーションが伝わります。
ですので、よりスムーズにコミュニケーションをとるためには、コミュニケーションのスキルを高めることが必要不可欠です。

コミュニケーションは、人によって特性があります。
よりよいコミュニケーションをとるためには、まず自分のコミュニケーションのクセを把握することが大切です。
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