テキストコミュニケーションの落とし穴｜部下を動かす5つの注意点

「チャットだと伝わらないなぁ……」
「この人何を言いたいのかわからない！」

リモートワークの普及やITツールの活用などにより、近年テキスト上でのコミュニケーションが増えています。
社内業務のみならず、取引先や顧客への連絡などでも使われるようになりました。

しかしながら、冒頭のような「気持ちが伝わらない」「何を言いたいのかわからない」こともしばしば。
テキストコミュニケーションはどのように使えばよいのでしょうか。

結論からいうとテキストコミュニケーションは「発信者側が特に気を付ける」ことが大切です。
受信者にわかりやすい発信することがミソです。

それではここから詳しく見ていきましょう！

オンラインコミュニケーションの4分類

オンラインコミュニケーションは、次の4つに分類されます。

💡公開・同期型
→ライブ配信、バーチャルオフィス

💡非公開・同期型
→オンライン会議・通話

💡公開・非同期型
→掲示板、グループチャット

💡非同期・非公開型
→メール、個別のチャット

そのうち今回は非同期・公開型の「チャット」や、非同期・非公開型の「メール・個別チャット」の注意点をご紹介します。

なぜテキストコミュニケーションが使われているの？

近年、メールやチャットなどのテキストコミュニケーションが広く普及した理由として、次の3点が挙げられます。

①記録に残る
②いつでも連絡できる
③一度に大人数に向けた発信ができる

①記録に残る

メールもチャットも、テキストで送信すればそのすべてが自動的に記録として残ります。
いつでもその記録をさかのぼって確認できるようになるので、確認作業の手間を省くことができます。

また、すべてが記録に残れば、万が一トラブルが起きた場合も「言った・言わない」の水掛論にならないですよね。

②いつでも連絡できる

リモートワークが普及し、オフィスに通う必要性が下がってきています。
同じ場所にいないことで、相手が今何をしているかを把握することができません。
「電話してもつながらない」ということが多々あります。

ですので、非同期型のコミュニケーションツールとして、テキストコミュニケーションが普及しているのです。

③一度に大人数に向けた発信ができる

テキストでの発信をすると、一斉に多くの人へ情報を届けることができます。

電話でのコミュニケーションだと、基本的に相手は1人です。
1人ずつ伝えていかなければならないのは、時間のロス。
一斉にテキストで伝えられるようになったことで、かなりの時短になり、タイパが向上しました。

テキストコミュニケーションの注意点【5選】

テキストコミュニケーションは便利な反面、テキストだけだと伝わらない部分もあります。
このことを理解・注意して活用すれば、生産性はグッと高まります。
テキストコミュニケーションを取る場合は、次の5点を気をつけて行いましょう。

①最初に結論を書く
②スレッドに分ける
③主語・述語をつける
④リアクションをする
⑤記号や絵文字・顔文字をつける

①最初に結論を書く

テキストコミュニケーションでは、最初に結論を書きましょう。
最初に結論を書くことで、「〇〇についての話だな」と全体像を理解して読むことができ、理解度が上がります。

②スレッドに分ける

1スレッド1テーマを徹底しましょう。
1スレッドに複数テーマが混在してしまうと、重要な情報が埋もれてしまい、トラブルの火種になります。

③主語・述語をつける

テキストコミュニケーションは、会話以上に主語と述語に気をつけましょう。
主語とは「誰が・何が」、述語とは「どうする」「どんなだ」を表します。

たとえば下記の2つを見比べてみましょう。

【悪い例】
上司：明日までに確認しておいてください。

【良い例】
上司：〇〇さん、明日までに△△社に提出する企画書を読んで、疑問点をピックアップしておいてください。

「誰が」「どうする」という点を書くことで、コミュニケーションによるトラブルを未然に防ぐことができます。

④リアクションをする

なるべく早めのリアクションをしましょう。
返信が難しく、許されるのであれば、まずは「いいね！」や「スタンプ」での返信でも構いません。
相手に受信したことが伝わればOKです。

対面でのコミュニケーションや通話ではその場で相手の反応を見ることができるため、安心できます。
テキストコミュニケーションでも発信者に安心を与えることは大切です。

⑤記号や絵文字・顔文字をつける

許される関係性であれば、記号や絵文字、顔文字をつけましょう。
「わかりました。」と「わかりました！」では、相手に与える印象が大きく異なります。
社内であれば上司の立場の人が、積極的に記号や絵文字・顔文字を使っていきましょう。

ちなみに「わかりました」と句点をつけないのは、もってのほかです。

【結論】自分のコミュニケーションスタイルを理解しておくことも大事

テキストコミュニケーションは、上手に活用できれば、生産性が爆上がりします。
相手の時間を奪うことも、自分の時間を奪われることもなくなります。
ですが、その注意点を理解しておかないと、トラブルの火種にもなります。
注意点を理解し、自分から気持ちのいいコミュニケーションをとっていきましょう！