「今日の会議、まとまらなかったな……」
会議の進行を任され、進めようと努力しますが、参加者それぞれが言いたいことを言い、うまくまとめられない。
特にオンライン会議だと、対面よりも相手の雰囲気を感じ取ることが難しいとされています。
そのため、消化不良を起こしやすくなります。
どうすればよりよい会議を進行できるのでしょうか。
結論からいうと「ファシリテーション」が大切です。
オンライン会議の特性と8つのコツを理解することで、スムーズに進行することができます。
それでは詳しく見ていきましょう！
ファシリテーションとは
ファシリテーションとは、簡単に言うと「会議が円滑にはこぶように支援し、舵取りをすること」です。
会議の参加者に発言を促しながら議論を広げ、脱線しないように方向性を修正し、最終的に議論をまとめて合意を作ります。
ファシリテーションをする人のことを、ファシリテーターといいます。
ファシリテーターの役割は会議中の進行役にとどまりません。
事前の資料の共有や、ヒアリングなどで会議参加者の意見を理解しておくことが必要です。
事前に意見を理解しておけば、会議中のスムーズな進行につなげられます。
オンライン会議の特性
オンラインコミュニケーションは、次の4つに分類されます。
💡公開・同期型
→ライブ配信、バーチャルオフィス
💡非公開・同期型
→オンライン会議・通話
💡公開・非同期型
→掲示板、グループチャット
💡非同期・非公開型
→メール、個別のチャット
オンライン会議は、参加者に時間を作ってもらっているので、その効果を最大化させるためにファシリテーターの役割は欠かせません。
また、オンライン会議は「移動が不要」「画面オフ・ミュートでの参加」「画面録画」など、便利な機能を使うことができ、生産性を高めることができます。
詳しくはこちらで紹介しています。
オンライン会議のファシリテーション｜成功のコツ8選
オンライン会議を成功させるためには、ファシリテーションが必要不可欠です。
その中でも、今日からできる成功のコツ8つをご紹介します。
①事前に目的を共有
②開始時間前に入室
③発言者以外はマイクをオフ
④アイスブレイクをする
⑤発言時間は平等
⑥時間配分に協力してもらう
⑦ツールの有効活用
⑧議事録や録画データを共有
①事前に目的を共有
事前にオンライン会議の目的を共有しましょう。会議のゴールを決めておくことで、議論が大きくそれることなく、スムーズに進行することができます。
②開始時間前に入室
会議の開始時間よりも早めに入室しましょう。最初に参加しておくことで、早めに入室した方とコミュニケーションをとることができます。
③発言者以外はマイクをオフ
通信環境はそれぞれの参加者に委ねられます。発言者以外はマイクをオフにすることで、より聴きやすい会議を進めることができます。
④アイスブレイクをする
特に初対面の方が多く集まる会議では、緊張を解きほぐすためにアイスブレイクが必要です。オンラインでできる簡単なゲームなどを通して、参加者が活発に意見を言える空気を作りましょう。
⑤発言時間は平等
発言の時間を平等にしましょう。年齢や立場によって、発言時間の偏りが生まれてきたら、ファシリテーターが別の参加者を指名し、発言時間をなるべく平等にしましょう。
⑥時間配分に協力してもらう
会議をダラダラ長く続けてしまうと、生産性が下がります。貴重な時間を奪わないためにも、おおまかな時間配分を共有し、予定通りの時間で終わらせられるように、参加者に協力してもらう必要があります。
⑦ツールの有効活用
画面共有やホワイトボード、ブレイクアウトルームなど、ツールを有効利用しましょう。ツールを使うことで、参加者同士で同じ議題に集中することができ、その効果を最大化させることができます。
⑧議事録や録画データを共有
会議終了後に、議事録や録画データを共有しましょう。心理学者・エビングハウス氏の忘却曲線によると、学習後20分後に42%忘れ、1日後に74%忘れるといわれています。翌日には議事録と録画データを共有することで、理想的なタイミングで復習することができます。
【結論】オンライン会議成功のためにコツとクセを理解しよう
オンライン会議はツールの活用や録画など、対面にはないメリットがあります。
そのメリットを最大限に活かし、会議の生産性を上げるためには、ファシリテーションが必要不可欠です。
ファリシテーションのコツを学び、効果の高いオンライン会議を進行しましょう！
また、会議の欠かせないのがコミュニケーションスキルです。
コミュニケーションは、人によってクセがあります。
よりよいコミュニケーションをとるためには、まず自分のコミュニケーションのクセを把握することが大切です。
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