「上司の考えていることがイマイチわからないんだよなぁ」
「取引先様と上手く話がまとまらない……」
仕事をする上で欠かせないコミュニケーション。
どんな仕事であっても必ず「誰か」と一緒に仕事をしています。
コミュニケーションが上手くできればビジネスも加速しますし、上手くいかなければ停滞、衰退してしまいます。
そんなビジネスにおけるコミュニケーションのコツはあるのでしょうか？
結論からいうと「コツは6つ」あります。
と同時に「注意点は3つ」あります。
コツと注意点を理解し、ビジネスコミュニケーションを使いこなしていきましょう。
それでは詳しく見ていきましょう！
ビジネスコミュニケーションとは
ビジネスコミュニケーションとは、仕事上で交わされるあらゆるコミュニケーションのことです。
上司、部下、同僚はもとより、取引先、顧客、下請け先、納品業者など、その対象は多岐にわたります。
ビジネスコミュニケーションを円滑にできると、次のようなメリットがあります。
①顧客のニーズを知ることができる
ビジネスコミュニケーションを通して、顧客が「今困っていること」を知ることができれば、新たなビジネスチャンスを発掘できます。顧客のニーズにチャンスありです。
②満足度を高められる
顧客や取引先と濃密なコミュニケーションができれば、相手への深い理解につながり、相手の深い理解につなげることができます。仕事の方向性の修正や、認識の齟齬の改善もできますので、満足度を高めることができます。
③強固なチームにできる
上司や部下、同僚とチームでの仕事を進めている場合、お互いの強みを発揮し合い、弱みを補い合うことで、成果を最大化することができます。ビジネスコミュニケーションでお互いの強みと弱みの把握ができれば、より強固なチームとなり、1＋1を2以上にすることができます。
ビジネスコミュニケーションで必要な力
ビジネスコミュニケーションは、次の3つの力が必要とされています。
✔️伝える力
✔️聴く力
✔️質問する力
順番に見ていきましょう。
伝える力
プレゼンや商談など、セールストーク。
社内研修やフィードバックなどの社内教育。
仕事をする上で「伝える力」は必須です。
聴く力
ビジネスでは、相手の言葉だけを「聞く」のではなく、その裏側にある感情や意図を「聴く」ことが必要です。「傾聴力」などと表現されることもあります。
相手の言いたいことを聴き、素早く理解できれば、相手にとって欠かせない存在になるでしょう。
質問する力
わからないことをわからないままにするのは三流です。
わからないことをそのまま質問するのは二流です。
相手の話を深掘りするような質問するのが一流です。
齋藤孝氏が書いた『質問力』（ちくま文庫）では、質問を下記の二軸で分類しています。
そのうち「具体的」かつ「本質的」な質問が、最も良い質問であると述べています。
相手の話を深掘りするような質問は「具体的」かつ「本質的」な質問です。
ビジネスコミュニケーションのコツ
ビジネスコミュニケーションには次の6つのコツがあります。
①身だしなみを整える
②聴き方を工夫する
③Win-Winを考える
④先に結論を伝える
⑤先に要点を伝える
⑥先に全体像を伝える
①身だしなみを整える
第一印象で悪い印象を持たれてしまったから、その後に話が発展しないのはもったいないです。身だしなみを整えるだけで、良い印象を持たれるのであれば、やらない手はありません。ビジネスコミュニケーションは、事前準備から始まっているのです。
②聴き方を工夫する
人は世の中で最も自分に興味があります。会社の人は会社にいる時間だけしか会っていませんが、自分は24時間365日、ずっと会い続けています。ビジネス上のコミュニケーションであっても、なるべく聴くことに徹しましょう。
聴き方のポイントはこちらの記事で紹介しています。
③Win-Winを考える
世界最強の自己啓発本といわれている『7つの習慣』。第4の習慣として「Win-Winを考える」があります。自分も相手も勝つためにできることを考えましょうということです。ビジネスコミュニケーションでもそれは同じです。
自社だけが勝つのではなく、顧客や取引先も同時に勝つ。そのために自社でできることを考えます。成果を最大にするビジネスコミュニケーションでは、常にこのWin-Winの考え方を忘れてはいけません。
④先に結論を伝える
わかりやすい説明の構成として「PREP法」があります。
ステップ1｜Point（結論）
ステップ2｜Reason（理由）
ステップ3｜Example（具体例)
ステップ4｜Point（結論）
先に結論を伝え、その後に理由や具体例を説明することで、理解しやすくなります。
PREP法について、詳しくはこちらから。
⑤先に要点を伝える
短い時間でわかりやすく情報を伝えるときは「SDS法」を使いましょう。
ステップ1｜Summary（要点）
ステップ2｜Details（詳細）
ステップ3｜Summary（要点）
ニュース番組などでよく使われる構成スタイルです。長々と話す時間がない時などにおすすめです。
SDS法について、詳しくはこちらから。
⑥先に全体像を伝える
こちらの要望をポジティブに伝えたいなら「DESC法」がおすすめです。
ステップ1｜Describe（描写）
ステップ2｜Express（説明）
ステップ3｜Suggest（提案）
ステップ4｜Choose（選択）
自分の考えや気持ちを正直に伝えつつ、相手の反応も受け止めたい時におすすめする方法です。
DESC法について、詳しくはこちらから。
ビジネスコミュニケーションの注意点
ビジネスコミュニケーションを図る上で、気をつけたいことが3つあります。
①わかったつもりになること
②テクニックに走らないこと
③時には感情を出すこと
①わかったつもりになること
上司などの立場や歴が上の人が、部下などの立場や歴が下の人とコミュニケーションを取る時におちいりがちなのが「わかっているつもり」です。どんなに年齢が下であろうと、「育ってきた環境が違うから」感じ方は人それぞれです。
わかったつもりにならず、深堀りができるような質問を通して、常に相手を理解しようとする姿勢を持ちましょう。
②テクニックに走らないこと
PREP法やSDS法、DESC法などの伝えるテクニック。拡張話法などの話を聴くテクニック。世の中には話し方や聴き方の書籍も数多く出ており、様々なテクニックがあります。
たしかにテクニックを身につければ、円滑なコミュニケーションがとれます。
しかし、それがテクニックと伝わってしまった時、相手は途端に心を閉ざしてしまいます。テクニックだけに走らず、時には自分の興味に従って会話を進めることも必要です。
③時には感情を出すこと
ビジネスコミュニケーションでは、自分の感情を出すよりも、相手の話を聴いたり、論理的に質問をしたりすることが求められます。その方がビジネスの目的を達成できるからです。
しかし、それだけになってしまうと、あなたの個性が無くなってしまいます。「替えのきく人」にまとまってしまう可能性さえあります。時には自分の感情を出して話をし、替えのきかない個人であることを伝えていくことも大切です。
【結論】コツと注意点を理解して使いこなそう！
ビジネスコミュニケーションは、使いこなせればビジネスを加速させる大きな一手になります。しかし、使い方を間違えると、あなたはただのビジネスパーソンに成り下がります。ビジネスコミュニケーションのコツと注意点を理解して使いこなしたいですね。
ビジネスコミュニケーションを使いこなすためには、まずは自身の特性を知ることが大切です。ビジネスコミュニケーションのプロの60分間無料でアドバイスをしてもらうことができます。
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